Narzędzia w czasach zarazy – 13 aplikacji do pracy zdalnej

Dla wielu przymusowa praca zdalna oznacza konieczność optymalizacji pracy pod wieloma względami. Brak możliwości przebywania wspólnie w biurze oznacza, że nie możemy wygodnie i szybko zagadać w sprawie jakiegoś drobnego zagadnienia, nie możemy organizować spotkań, ani wymieniać się newsami w open space. Na szczęście weszliśmy już w trzecią dekadę XXI wieku, więc technologia stoi przed nami otworem, a wyzwania, jakie są przed nami stawiane w związku z pojawieniem się i rozprzestrzenianiem wirusa, możemy wykorzystać, aby nauczyć się efektywnie pracować zdalnie. Oczywiście nagłe przestawienie się na home Office dla całej firmy i korzystanie z zupełnie nowych narzędzi, nie jest łatwe. Zapraszamy do kontaktu, a z radością pomożemy we wdrażaniu wybranych narzędzi i pomożemy Twojej firmie się na nie przestawić.

Nie tylko laptop – akcesoria i przestrzeń

Zacznijmy od sprzętu. Łatwo jest ulec pokusie porzucenia akcesoriów w biurze – w końcu trzeba by je transportować. Jednak nawet takie drobnostki, czy masz myszkę, czy zamiast niej korzystasz z niewygodnego pada, mają wpływ na jakość pracy. Koniecznie zaopatrz się porządny zestaw słuchawek z mikrofonem i upewnij się, że są dobrze skonfigurowane. Mnóstwo czasu podczas telekonferencji marnuje się na upewnianie się, że inni nas słyszą. Jeśli na co dzień korzystasz z dodatkowego monitora, warto również z niego korzystać w pracy zdalnej – w przeciwnym razie będziesz się frustrować ze względu na ograniczenia. Oczywiście, nie mniej ważna jest przestrzeń wokół. O tym napisano tysiące artykułów, więc tylko szybkie przypomnienie – znacznie lepiej pracuje się w uporządkowanej przestrzeni niż między zabawkami dzieci a obierkami marchewki, którą w międzyczasie przygotowujesz na obiad. Jasne, większość z nas nie ma oddzielnego „gabinetu”, gdzie mogłaby sobie wygodnie zasiąść i tworzyć prawdziwy >>home office<<, ale każdy i każda z nas ma szanse dbać o porządek wokół siebie.

Naucz się korzystać z narzędzi do pracy zdalnej

Najważniejszym elementem przestawienia się na pracę zdalną, jest dobranie odpowiednich narzędzi tak, aby praca w warunkach domowych była jak najbardziej efektywna. Dlatego zapraszamy na nasz przegląd najbardziej pomocnych narzędzi do pracy zdalnej A.D. 2020.

Komunikacja w zespole

Microsoft Teams

Na pierwszy rzut oka to nieco upgrade’owany Skype. Jednak Teamsy skrywają szereg funkcji, które są bardzo wygodne w pracy zdalnej. Aplikacja zapewnia integrację z kalendarzem Outlooka, możliwość planowania spotkań online, a nawet webinarów. Jak sama nazwa wskazuje poza zwykłym czatem, możemy tworzyć zespoły, a w ich ramach tworzyć kanały, aby oddzielić poszczególne wątki. Microsoft Teams pozwala na wyjątkowo wygodne dzielenie się plikami – dokumenty są przechowywane w chmurze MS, a użytkownicy mogą dzięki temu współpracować w czasie rzeczywistym bezpośrednio w aplikacji lub – nieco wygodniej – w wersji desktopowej. Teamsy mają dużo ciekawych funkcji, które są nieco poukrywane, dlatego warto jest je mocno zgłębić pod okiem doświadczonej w tym temacie osoby.

UWAGA: w związku z pojawieniem się koronawirusa Microsoft udostępnił na pół roku za darmo pakiet Office 365 w wersji E1, czyli zawierającej właśnie między innymi Teamsy! W związku z tym zapraszamy Was na darmowy webinar „MS Teams w pracy zdalnej”, który organizujemy 26 marca. Podczas webinaru pokażemy Wam najważniejsze funkcje tego narzędzia związane z zakładaniem kanałów, komunikacją i współdzieleniem plików. Liczba miejsc jest ograniczona, a rejestrować się można tutaj. 

Jeśli z jakichś powodów w Twojej organizacji nie korzystano z pakietu Office’a zawierającego Teamsy, to teraz jest doskonały moment, aby je przetestować.

Slack

Dobry, stary Slack (działający już od 2013!) jest rozwiązaniem w gruncie rzeczy podobnym do Teamsów, jednak nieco uboższym. Umożliwia wygodne korzystanie z poszczególnych kanałów tematycznych, integracje z innymi aplikacjami, takimi jak Google Drive, Trello, Dropbox etc.

Slack posiada okrojoną wersję darmową (10 tysięcy wiadomości w historii, połączenia z maksymalnie jedną osobą), ale ma również plany płatne, które mogą się przydać większym zespołom.

Zoom

Zoom jest kolejną firmą, która ze względu na rozprzestrzenianie się koronawirusa postanowiła stanąć na wysokości zadania i wprowadziła darmowy plan z funkcjami zwykle dostępnymi w wersji płatnej. Sama aplikacja jest przeznaczona bardziej do telekonferencji, webinarów, wykładów etc. niż bieżącego kontaktu między współpracownikami i wyróżnia się przede wszystkim czystym interfejsem. Wśród ciekawych funkcji aplikacji warto zwrócić uwagę na automatyczną transkrypcję spotkań, możliwość wdzwaniania się telefonem (dzięki czemu nie musimy ściągać aplikacji i rejestrować się w niej), czy streamowanie na Facebooku czy YouTube.

Planowanie pracy

Trello

Aplikacja działająca już od 2011 roku, w 2019 ogłosiła, że posiada już 50 mln użytkowników. Nie bez powodu. To narzędzie wyjątkowo intuicyjne i wygodne do używania przy codziennej pracy i różnych projektach, choć raczej nie bardzo skomplikowanych. Trello pozwala na tworzenie różnych list, w nich kart, a jeszcze głębiej list zadań, dodawania osób, etykiet, załączników etc.

Aplikacja ma darmowy plan, który w wielu przypadkach jest wystarczający. W wersji płatnej (od 9,99$ miesięcznie za użytkownika) możemy mieć przede wszystkim większe załączniki, nieograniczoną liczbę tablic zespołu oraz dodatki pozwalające na optymalizację pracy i pewną jej automatyzację.

Asana

W jednej z grup na Facebooku padło pytanie o najlepsze narzędzie, na które jeden z internautów odpisał „Asana kocur”. Owo lapidarne stwierdzenie mówi o tej aplikacji. Asana jest nieco bardziej zaawansowana niż Trello, umożliwia wygodną pracę w agile (m.in. dzięki planowaniu sprintów), ma też wiele funkcji skierowanych szczególnie do developerów i świata IT w ogóle. Ciekawą funkcją Asany jest możliwość integracji z Microsoft Teams.

Darmowy plan pozwala na dodanie 15 osób, ma jednak dość ograniczone funkcje. Plany płatne zaczynają się natomiast od 10,99$ za użytkownika miesięcznie.

Microsoft Planner

Można by powiedzieć, że Microsoft Planner jest młodszym, przyjaźniejszym bratem Trello. Jego minimalistyczny, intuicyjny interfejs pozwala na wygodne tworzenie i dzielenie zadań, współpracę z innymi osobami, dodawanie załączników i śledzenie postępów. Planner ma nieco bardziej elastyczne podejście do porządkowania poszczególnych zadań niż Trello, a pliki dodawane z poziomu komputera zapisywane są w usłudze SharePoint, co powoduje, że dostęp do nich jest jeszcze łatwiejszy. Dzięki temu możemy edytować pliki już z poziomu przeglądarki w webowej wersji Office’a.

Naszym zdaniem Microsoft Planner jest bardzo fajnym kompromisem między Trello, a nieco nieintuicyjną Asaną, a fakt, że jest wygodnie połączony z innymi usługami Office, jest wisienką na torcie.

Przechowywanie dokumentów

Dropbox

Dropbox jest prostym, intuicyjnym narzędziem pozwalającym przesyłać i przechowywać pliki w chmurze. Najtańsze pakiety pozwalają na przechowywanie 2 TB danych, w droższych pakietach mamy 10 TB lub wręcz nieograniczoną przestrzeń. Taryfy różnią się również czasem przechowywania historii plików oraz maksymalną wielkością pojedynczego pliku, który wysyłamy – w tańszych wersjach to maksymalnie 2 GB, w droższych 100 GB. Oczywiście z plików można korzystać bezpośrednio w aplikacji, nie ma konieczności pobierania ich na komputer.

Koszt: Od 9,99€ do 15€ w przypadku droższego pakietu dla zespołu.

Google Drive

Google Drive, jak sama nazwa wskazuje, jest usługą Google służącą do przechowywania i synchronizacji plików. Szczególnie wygodna jest dla osób, które korzystają z Google Docs ze względu na wygodny dostęp do nich z poziomu przeglądarki. Google Drive umożliwia edycje plików oraz ich autozapis w czasie rzeczywistym, współpracę z innymi użytkownikami etc. Same dokumenty Google posiadają jednak pewne ograniczenia funkcjonalności w porównaniu np. z pakietem Microsoft Office (przykładowo nie ma możliwości załączania automatycznej bibliografii).

One Drive

One Drive to kolejne narzędzie Microsoftu i właśnie to jest jego największa zaleta. Dzięki temu aplikacja ta jest ściśle zintegrowana z pakietem Office, łatwo łączy się z SharePointem, Teamsami i innymi programami. Na szczególne wyróżnienie zasługuje wygoda w korzystaniu plików – dzięki ich synchronizacji na naszym komputerze pojawiają się foldery, z których korzystamy dokładnie tak samo, jak w przypadku folderów tworzonych bezpośrednio na naszym komputerze, a pliki edytujemy z autozapisem w czasie rzeczywistym. Jest to ogromne ułatwienie, dzięki któremu nie musimy stale przesyłać plików na chmurę.

W ramach pakietów Office 365 Premium mamy 1 TB przestrzeni na użytkownika.

Inne

SharePoint

SharePoint jest narzędziem, które prawdziwie rewolucjonizuje pracę zdalną. Z założenia intranet, w praktyce fantastyczna aplikacja łącząca szereg funkcji, przede wszystkim związanych z przechowywaniem i edytowaniem plików oraz udostępnianiem treści. Jednak zakres funkcjonalności tej aplikacji jest tak szeroki, że Microsoft podzielił je na tzw. koło SharePoint, które obrazują najważniejsze obszary: communities, content, search, insights, sites oraz composites.

Zdecydowanie polecamy poświęcenie więcej czasu na zgłębienie SharePointa – jest to rozwiązanie ponad wszelką wątpliwość innowacyjne i pełne zaawansowanych funkcji, które doskonale sprawdzą się podczas pracy zdalnej, ale również funkcjonowania przedsiębiorstwa na co dzień.

G-Suite

G-Suite, będące bodaj najbardziej biznesowym narzędziem wyprodukowanym przez Google łączy wiele aplikacji znanych również użytkownikom prywatnym na całym świecie – między innymi pocztę (Gmail), kalendarze, dokumenty, Hangouts czy Google Drive. Pozwala jednak na dodatkowe działania, ważne z punktu widzenia przedsiębiorstw, przede wszystkim związane z kontrolą administracyjną i bezpieczeństwem. Umożliwia również korzystanie z Apps Script, czyli platformy pozwalającej rozszerzać funkcjonalności G-Suite.

Google udostępnia platformę na 14 dni za darmo, po tym czasie pakiety można kupić w cenie od 4,68€ do 23€ za użytkownika.

Time Camp

Ta polska aplikacja pozwala na automatyczne śledzenie czasu poświęconego na poszczególne zadania i generowania raportów. Zaletą tego narzędzia jest możliwość integracji z innymi aplikacjami – między innymi Asaną, Trello czy Slackiem.

W darmowej wersji mamy możliwość samodzielnego i manualnego śledzenia swojego czasu pracy, wersje płatne pozwalają na monitorowanie użycia komputera (łącznie z odczytywaniem nagłówków stron internetowych), wysyłką raportów na maila, ewidencją czasu pracy, aż po fakturowanie projektów, czy zatwierdzanie time sheetów w wersji najbardziej rozbudowanej. Koszt od 20 do 32 zł za pracownika miesięcznie.

Choć sami wolimy rozliczenia zadaniowe, w przypadku firm, które chcą się rozliczać wyłącznie godzinowo, jest to narzędzie warte uwagi.

Tomato Timer

Kto nie nastawił nigdy prania podczas pracy zdalnej, niech pierwszy rzuci kamień! Jednym z największych wyzwań pracy zdalnej jest panowanie nad własnym czasem – bardzo łatwo jest wpaść w pułapkę wielozadaniowości i próby zmieszczenia wszelkich spraw: służbowych, rodzinnych i domowych w jednym czasie. Dlatego na koniec proponujemy narzędzie nieco inne niż dotychczasowe. W czasie, gdy jest nam szczególnie trudno się skupić na wykonywanym zadaniu, warto korzystać z pomodoro, czyli prostej techniki zarządzania czasem. Polega ona na dzieleniu czasu pracy na 25-minutowe bloki, w których skupiamy się wyłącznie na postawionym przed nami zadaniu i częstych przerwach, w których możemy robić, co tylko chcemy. Dla ułatwienia powstało narzędzie niezwykłe w swojej prostocie o nazwie Tomato Timer, które pozwala wygodnie ustawić minutnik właśnie na 25 minut, a następnie włączyć timer na przerwę (5 lub 10 minut). Bądź co bądź nie łatwiejszym zadaniem jest przekonanie swojej silnej woli do powrotu do pracy po przerwie.
Aplikacja jest darmowa.

Na koniec przypominamy jeszcze o naszym webinarze – 26 marca opowiemy Wam o funkcjonalnościach MS Teams. Obowiązuje rejestracja tutaj.